Votre organisation doit-elle gérer de grands volumes de contenus et de données ? Avez-vous des besoins en matière d’expérience numérique d’entreprise ? Et devez-vous gérer des données structurées et/ou non structurées très complexes ? Alors continuez à lire, car nous innovons constamment en gestion de contenu d’entreprise pour faciliter votre travail !
La gestion de contenu d’entreprise, ou ECM, est une combinaison d’outils, de stratégies et de méthodes pour capturer, organiser, stocker, distribuer et gérer à la fois le contenu structuré et non structuré au sein d’une organisation.
Données structurées : des données hautement organisées qui correspondent à un modèle de données spécifique, les rendant prévisibles. Par exemple, les informations sur les clients dans une base de données avec des champs pour le nom, l’adresse et le numéro de téléphone.
Données non structurées : des données qui n’ont pas de modèle de données prédéfini, les rendant plus difficiles à prévoir. Exemples : courriels, vidéos et publications sur les réseaux sociaux.
En gestion de contenu d’entreprise, nous devons traiter différents types de contenu, de données et de processus connexes. Voyons cela de plus près :
Environnement de Travail Numérique et Collaboration
Cette partie se concentre sur la collaboration pour améliorer la productivité, la communication et la flexibilité dans les environnements de travail. Par exemple, un portail en libre-service dans une entreprise multinationale permet aux employés de différentes régions d’accéder aux documents RH et de soumettre des demandes sans délais. Ou encore, une compagnie d’assurance permet à ses clients d’utiliser le portail en libre-service pour consulter leurs polices en ligne ou signaler des accidents de voiture via des formulaires standardisés.
Affaires et Opérations Numériques
Cette partie de l’ECM est souvent caractérisée par un travail numérique orienté vers les cas. Par exemple, une agence gouvernementale pourrait utiliser l’ECM pour la gestion des dossiers afin de suivre et traiter les demandes des citoyens, en veillant à ce que toutes les étapes nécessaires soient prises, réalisées à temps, que tous les documents requis soient accessibles et que les flux de travail soient rationalisés.
Sécurité et Conformité
En travaillant, nous prenons des décisions officielles et conservons des enregistrements pour rester conformes. Ces enregistrements sont organisés de manière spécifique pour que nous puissions facilement les retrouver plus tard. De plus, il est important de prendre la sécurité au sérieux. Seules certaines personnes ou certains rôles peuvent accéder, modifier ou supprimer des informations spécifiques.
Découvrons maintenant comment les innovations numériques en gestion de contenu d’entreprise peuvent aider les organisations à être conformes, à optimiser les processus et à augmenter la satisfaction des employés.
Les systèmes ECM hérités sont connus pour leurs solutions excessivement complexes pour des défis assez simples en gestion de contenu d’entreprise. Ils offrent souvent peu ou pas de flexibilité pour construire un environnement qui répond aux besoins spécifiques des entreprises. Aujourd’hui, nous vivons à une époque où ces systèmes hérités sont remplacés par des solutions modernes qui promettent une gestion de l’information efficace et efficiente.
De nos jours, les entreprises utilisent de nombreux systèmes pour leurs différents besoins professionnels. Pensez à un système ERP qui gère des documents commerciaux critiques, un outil CRM pour les documents liés aux clients et un système RH pour les dossiers des employés. Il est crucial que tous ces systèmes communiquent entre eux et disposent toujours des données les plus récentes.
En permettant cet accès, les organisations peuvent grandement bénéficier d’une information améliorée et d’une meilleure collaboration entre les départements.
En automatisant vos processus, vous verrez une diminution significative de la charge de travail. Cela permet aux équipes de se concentrer sur ce qui compte le plus : la croissance et l’innovation. Pensez à la capture automatique des données, aux flux de travail pour rationaliser les processus basés sur le contenu et aux tâches automatisées avec des notifications et des alertes associées qui tiennent les employés informés des délais.
Le passage au cloud permet aux organisations et à leurs utilisateurs d’accéder rapidement aux bonnes informations au bon moment, depuis n’importe quel appareil et endroit. De plus, vous pouvez adapter votre environnement en fonction de la demande, garantissant ainsi une capacité adéquate pour votre contenu numérique.
Les organisations commencent à voir la valeur des solutions qui leur permettent de créer rapidement des applications sans connaissances ou expériences en codage étendues. En même temps, les applications doivent répondre à des exigences commerciales spécifiques et être faciles à modifier.
Certaines plateformes ECM low-code prometteuses sont Nuxeo, OpenText Core et Microsoft Power Automate.
Enfin et surtout, l’Intelligence Artificielle (IA). Nous savons tous qu’elle devient une partie de plus en plus importante des expériences numériques, mais comment en tirer le meilleur parti ? Surtout maintenant avec la nouvelle loi européenne sur l’IA, qui est la première réglementation complète sur l’IA.
L’IA peut vous aider à trouver rapidement les informations que vous recherchez en utilisant des modèles de langage de grande taille (LLM). En utilisant de grands ensembles de données, l’IA peut reconnaître, traduire, prédire et générer du texte ou d’autres contenus. Des exemples qui peuvent vous faire gagner beaucoup de temps incluent les traductions directes qui vous aident à créer du contenu localisé ou des résumés de longs textes.
Elle peut également aider à optimiser le contenu. Pensez à des solutions d’IA qui fournissent des recommandations pour la lisibilité et la qualité et qui vous aident à garantir que tout est efficace et clair.
Intéressé par l’IA pour la gestion des cas ? Lisez ce blog.
Dans ce blog, nous avons vu des innovations très bénéfiques en gestion de contenu d’entreprise. Pourquoi est-il si important de suivre ces changements en constante évolution ?
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