L’accès à l’information évolue avec la multiplication des interfaces et des canaux de diffusion. En dématérialisant leurs archives, leurs factures et autres documents, les entreprises sont passées de la vieille armoire remplie de dossiers papiers et de chemises colorées à un plan de classement certes numérique, mais toujours statique et pour le moins « ensiloté ».
Accéder rapidement à n’importe quelles données
L’utilisateur doit pouvoir accéder de façon efficace et rapide à n’importe quelles données, qu’elles soient masquées dans les silos ou perdues au sein de milliers de fiches produits. Aujourd’hui, le conseiller bancaire, par exemple, peut manipuler plusieurs applications en même temps, sans vision globale d’une problématique métier. Tout est cloisonné. Pour rendre un conseiller bancaire efficace, il a besoin d’une vision 360° afin de répondre au plus vite aux besoins de ses clients, tout en gardant une approche métier précise.
Dans l’ECM, cela se traduit par des plans de classement. Avec la GED, gestion électronique de documents, les utilisateurs que sont les conseillers bancaires par exemple travaillent avec des documents qualifiés, catégorisés et classés, mais avec un enchainement de dossiers sans fin. Cela correspond souvent à une vue métier qui reste pour le moins statique et figée dans le temps. Pour d’autres métiers, comme le back-office, les services financiers, la direction de conformité, etc., les vues proposées par ce plan peuvent ne pas correspondre à un classement efficace de leur point de vue.
Trouver le juste milieu avec un plan de classement dynamique
Avoir un Google interne indexant des documents serait une solution mais ce n’est pas la panacée, car le point de vue du métier de l’utilisateur n’est pas représenté dans la liste de résultats obtenus. Le juste milieu idéal, entre un plan de classement traditionnel et un Google, repose sur un plan de classement dynamique appliqué à tous les documents. Plusieurs intérêts directs à cela :
– les métiers retrouveraient leurs documents nécessaires à leur propre vision beaucoup plus rapidement et tout en ayant une vision d’un plan rassurant ;
– la manière de retrouver les documents selon chaque métier serait dynamisée facilitant la consultation de documents connexes. La vue comptable serait différente de la vue du conseiller clientèle.
Avec un plan de classement dynamique, chaque nœud de l’arborescence est une requête de recherche. Plusieurs critères de recherche sont utilisés en fonction du contexte métier.
Vues en graphes, dans des portails, dataviz…
Il existe également des vues en graphes où des nœuds sont reliés par des liens plus ou moins pondérés selon certains critères et avec une vue exploratoire de document : ainsi, l’utilisateur a accès à un document tout en ayant la possibilité de voir tous les documents qui y sont reliés selon un axe métier défini. C’est au final la version 2.0 du plan de classement traditionnel. L’objectif est de pouvoir combiner les requêtes de recherche pour affiner et filtrer les éléments.
