Contactez-nous

France : +33(0)1 81 69 86 00

Belux : +352 26 31 41

Laissez-nous un message

nos experts

Le contenu est au cœur de l’UX, mais attention aux silos !

Avec la dématérialisation, les entreprises passent de la vieille armoire remplie de dossiers à un plan de classement, certes numérique mais toujours statique et pour le moins « ensiloté ». S’il est vrai que les silos font partie d’un héritage, il est temps de dynamiser la perception de votre écosystème documentaire !

L’accès à l’information évolue avec la multiplication des interfaces et des canaux de diffusion. En dématérialisant leurs archives, leurs factures et autres documents, les entreprises sont passées de la vieille armoire remplie de dossiers papiers et de chemises colorées à un plan de classement certes numérique, mais toujours statique et pour le moins « ensiloté ».

Accéder rapidement à n’importe quelles données

L’utilisateur doit pouvoir accéder de façon efficace et rapide à n’importe quelles données, qu’elles soient masquées dans les silos ou perdues au sein de milliers de fiches produits. Aujourd’hui, le conseiller bancaire, par exemple, peut manipuler plusieurs applications en même temps, sans vision globale d’une problématique métier. Tout est cloisonné. Pour rendre un conseiller bancaire efficace, il a besoin d’une vision 360° afin de répondre au plus vite aux besoins de ses clients, tout en gardant une approche métier précise.

Dans l’ECM, cela se traduit par des plans de classement. Avec la GED, gestion électronique de documents, les utilisateurs que sont les conseillers bancaires par exemple travaillent avec des documents qualifiés, catégorisés et classés, mais avec un enchainement de dossiers sans fin. Cela correspond souvent à une vue métier qui reste pour le moins statique et figée dans le temps. Pour d’autres métiers, comme le back-office, les services financiers, la direction de conformité, etc., les vues proposées par ce plan peuvent ne pas correspondre à un classement efficace de leur point de vue.

Trouver le juste milieu avec un plan de classement dynamique

Avoir un Google interne indexant des documents serait une solution mais ce n’est pas la panacée, car le point de vue du métier de l’utilisateur n’est pas représenté dans la liste de résultats obtenus. Le juste milieu idéal, entre un plan de classement traditionnel et un Google, repose sur un plan de classement dynamique appliqué à tous les documents. Plusieurs intérêts directs à cela :

– les métiers retrouveraient leurs documents nécessaires à leur propre vision beaucoup plus rapidement et tout en ayant une vision d’un plan rassurant ;

– la manière de retrouver les documents selon chaque métier serait dynamisée facilitant la consultation de documents connexes. La vue comptable serait différente de la vue du conseiller clientèle.

Avec un plan de classement dynamique, chaque nœud de l’arborescence est une requête de recherche. Plusieurs critères de recherche sont utilisés en fonction du contexte métier.

Vues en graphes, dans des portails, dataviz…

Il existe également des vues en graphes où des nœuds sont reliés par des liens plus ou moins pondérés selon certains critères et avec une vue exploratoire de document : ainsi, l’utilisateur a accès à un document tout en ayant la possibilité de voir tous les documents qui y sont reliés selon un axe métier défini. C’est au final la version 2.0 du plan de classement traditionnel. L’objectif est de pouvoir combiner les requêtes de recherche pour affiner et filtrer les éléments.

Citons également les vues dans des portails qui se focalisent sur des aspects bien précis comme le portail applicatif avec des éléments du système bancaire affichés et, à côté, des zones où il est possible d’afficher de l’information relative à un acte de gestion par exemple.

Et comme cela existe dans un contexte industriel, dans la pharmacie notamment, et sur des produits de niche, nous pouvons imaginer de la datavisualisation avec des graphiques par zone où il serait possible de glisser des requêtes pour être exécutées et renvoyées à des documents qui correspondent à la demande.

Un parcours intuitif du fonds documentaire

Pour prendre pleinement en compte la diversité des logiques métiers d’accès à l’information (jeux de métadonnées, vocabulaires contrôlés, analyse du contenu), il existe des outils dédiés, comme AmexDV. Cette interface documentaire est basée sur un système de graphes pour visualiser les documents par métier. Par sa représentation sous forme de graphes et des jeux d’icônes adéquats, AmexDV apporte un moyen intuitif de parcours du fonds documentaire faisant abstraction de l’arborescence de classement, et ne nécessitant pas de recourir à des formulaires de recherche complexes.

Sa mise en œuvre au sein d’une application est avant tout une question d’expertise en intégration (identification des scenarii d’usage, contrôle du nombre de formes présentées sur les écrans, connexion aux sources de données et choix des icônes en lien avec les concepts métiers manipulés). Dans le monde pharmaceutique, cet outil permet de retrouver très facilement et rapidement les données de maintenance et d’exploitation du matériel des laboratoires, ce qui est indispensable en termes de mise en conformité dans ce secteur.

Des silos de données réfléchis dans une optique métier

De tels plans de classement dynamiques permettent d’explorer les documents plus rapidement et de réduire le nombre de clics. L’arborescence demeure mais le nombre de niveaux éclatés est réduit. Les silos de données doivent finalement être réfléchis dans une optique métier et non plus globale. D’où l’importance de bien connaitre les métiers auxquels on s’adresse pour proposer les bonnes vues, tout en ayant la capacité de revenir à une vision 360° où les documents cachés seront mis en lumière par les vues métiers.

null

Florian Kiebel

Poste : Practice Leader IBM ECM

Expertise : 14 années d’expérience dans les domaines de la GED, dématérialisation, archivage, workflow, case et le management de projets

Date d’entrée : 2008

Age : 37 ans

Passions / loisirs  : le rugby et avant tout le Sporting Union Agenais