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20/10/2020

LE MOTEUR DE RECHERCHE, UN OUTIL PLUS COMPLET QU’IL N’Y PARAIT.

Qu’est-ce qu’un moteur de recherche ?

Il n’est pas rare que la recherche documentaire sur des ressources partagées (ex : NAS, Drive, Box, …) s’avère être décousue, voire laborieuse. Le moteur de recherche permet à une entreprise d’optimiser la recherche de documents ou de données dans son propre environnement technique.

Il est évident que la mise en place d’un outil d’aide à la recherche permet un gain de temps considérable pour les salariés. Selon les profils, le besoin de recherche de document est différent que ce soit sur le document ou les données à récupérer, ou sur les règles de confidentialité. L’utilisation d’un moteur de recherche permet d’effectuer une recherche ciblée et efficace.

Dès qu’une recherche est lancée sur la barre de recherche, l’intelligence de l’outil permet de définir qui peut accéder à quoi et arrive à gérer la sécurité des données sans entrer dans les systèmes de chacun.

 

Les multiples enjeux pour une entreprise.

L’outil permet d’accéder à tous les documents de l’entreprise, du menu de la cantine à la fiche de paie.

Mais avec le moteur de recherche tout est sécurisé : attribution des droits, autorisation d’accès limité ou non. Les degrés d’accès sont définis en fonction des besoins ou des postes.  En mettant en place des règles d’utilisation, tout le monde n’aura pas accès à l’ensemble de ces documents.

La difficulté d’installation est variable selon le support choisi. Certains demandent un long paramétrage, et d’autres possèdent déjà toute une gamme d’options préconfigurées.

Quoi qu’il en soit, c’est un outil extrêmement modulable. Un consultant avec des connaissances techniques et produit peut facilement articuler le logiciel en fonction des besoins et exigences de son client.

Productivité, efficacité, gain de temps, les enjeux sont multiples pour une entreprise, l’outil apportera en plus d’une organisation, une sécurité non négligeable pour une société.

 

Moteur de recherche et GED : la bonne entente.

Si vous possédez une GED, sachez que les deux communiquent sans difficultés.

Le moteur de recherche va simplement aller chercher ce dont il a besoin dans la GED, tout en gardant les paramétrages de sécurité et de confidentialités préalablement programmés dans celle-ci.

Au sein d’Amexio, plusieurs collaborateurs ont des compétences sur ce sujet. Leur rôle est de rajouter de nouvelles sources de données et d’offrir au client les possibilités d’action avec son outil lors de sa mise en place.

« Le moteur de recherche est de plus en plus utilisé. Avant sa mise en place, les entreprises ne se rendent pas compte du temps qu’elles vont gagner avec cette aide. Elles n’ont pas la vision de ce que l’outil peut leur apporter au quotidien. » souligne Siham, responsable d’application chez Amexio qui a déjà eu une mission sur ces sujets.

Finalement, au sein d’un même outil, symbolisé par une barre de recherche, les différentes données de l’entreprise sont regroupées efficacement.

L’évolution de l’outil moteur de recherche est probante, et ça ne fait que commencer…